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Ich kann locker ein E-Mail-Reglement mit 50 Seiten schreiben aber auch eines auf einer Seite. Was ist der Unterschied? Das eine wird gelesen und wirkt, das andere kostet viel.

Überall begegnen uns schlechte und komplexe Lösungen – mit fatalen Folgen in Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Oft werden wir von der Komplexität überwältigt. Es drängt sich uns auf: Macht es doch einfach.

Vor Überregulierung und komplizierten Lösungen sollten wir uns hüten. Denn die wirklich wesentlichen Dinge im Leben sind einfach. Einfachheit ist eine Methode und erreicht zweierlei: Prozesse und Regelungen funktionieren und sind effizient.

Es gibt viele Möglichkeiten, einfach zu sein oder etwas einfach zu machen. Viele sagen, das sei schwierig. Das stimmt, denn es ist einfach, etwas zu komplizieren, aber sehr kompliziert, etwas zu vereinfachen. Und trotzdem sollten wir versuchen, einfache Lösungen zu suchen. Hier ein paar Tipps, wo Sie Einfachheit praktizieren können:

Überorganisation wegen Fehlern

Oft sind Fehler und Probleme der Grund für Überorganisation. Fehler sind jedoch menschlich und nicht zu vermeiden. Daran ändern auch Reglemente und Optimierungen nichts. Natürlich versuchen wir immer, fehlerlos zu arbeiten, das ist auch gut so. Doch wir dürfen nicht nach einer Organisation streben, die alle Fehler schon im Voraus zu eliminieren versucht.

Erfolgreiche Produktionsbetriebe halten sich an den Grundsatz: Korrigieren Sie Fehler, wenn sie auftreten und dann sofort. Das heisst, wenn Sie einen Fehler feststellen, jagen Sie ihm nach und stellen sie ihn so schnell wie möglich ab – ein für alle Mal.

Dazu brauchen Sie im Normalfall auch keine Anpassung der Organisation oder ein neues Reglement, welches auch dies und jenes noch regelt, sondern es genügt, wenn Sie den Fehler ausmerzen.

Vereinfachen Sie Ihre Arbeit

Vereinfachen bedeutet, sich aus Aktivitäten auszuklinken, deren Zeitaufwand nicht im Verhältnis zum Gewinn steht. Ermitteln Sie die Bereiche, die am meisten Wert schaffen. Denken Sie immer wieder an die berühmte 80/20-Regel: Nur 20 % Ihrer Tätigkeit schaffen 80 % des Ergebnisses. Welche Tätigkeiten gehören zu den 20 Prozent und welche zu den 80 Prozent?

Überlegen Sie sich: Was sind meine Talente? Was sind die ertragreichsten Produkte und Dienstleistungen? Was sind die Kernkompetenzen unserer Firma? Welche sind unsere besten Kunden? Was sind die wirksamsten Marketingmethoden?

Wenn Sie Ihre Stärken analysiert haben, widmen Sie diesen mehr Zeit. Reduzieren oder meiden Sie andere Tätigkeiten und Bereiche oder noch besser, schaffen Sie sie so schnell wie möglich ganz ab.

Business is simple

Schon Jack Welch schrieb in seinem Buch «Business is simple»: „Die Komplexität der Unternehmensführung wird immer überschätzt. Unternehmensführung ist keine komplizierte Wissenschaft.“ Gute Unternehmer versuchen deshalb immer, Probleme einfach und schnell zu lösen.

Zusammenfassung

Hier noch einige Gedanken und Zitate zum Thema:

18. August 2017 Autor Willy Knüsel

1 Kommentar

Kommentare

Wie so oft ist die Geschäftsführung im Endeffekt für alles verantwortlich. In diesem Fall kommt ihr aber noch eine zusätzliche Steuerungs- und Strategierolle zu. Wenn das Thema Datenschutz von der Geschäftsführung nicht ausreichend wahrgenommen und entsprechende Verhaltensregeln und eine generelle Datenschutzstrategie von der Geschäftsführung nicht sichtbar unterstützt werden, so ist die Einführung von DSGVO-Prozessen zum Scheitern verurteilt. Nicht zuletzt müssen ja auch die Ressourcen für die Arbeiten rund um die DSGVO bis zur Mitarbeiterschulung abgesegnet werden.

Wie diese Auflistung zeigt gibt es gute Gründe die Einführung der DSGVO nicht einer einzelnen Abteilung zu überlassen, sondern vielmehr ein Team aus den verschiedenen Abteilungen zu bilden bzw. auch von externen Beratern unterstützen zu lassen. Wer dann in diesem Team wirklich den „Hut aufhat“ sollte sich weniger nach bestehenden Hierarchien sondern mehr nach den persönlichen Kompetenzen und dem jeweils vorhandenen Wissen der beteiligten Personen richten. Diese Person könnte eventuell in Zukunft auch die Rolle des „Datenschutzzuständigen“ spielen. Dies vor allem dann, wenn es im Unternehmen keinen „Datenschutzbeauftragten“ (nach Definition der DSGVO) geben muss.

iStockPhoto, 607301436, BrianAJackson

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Die nächsten Termine:

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